Говоря о помехах работе, обычно подразумевают посторонние звуки и влияние коллег. Но в моем понимании понятие “помехозащищенности” шире. Это способность работать над текущей задачей, не отвлекаясь на что-то другое.
Сегодня поговорим о том, почему это важно и как этого достичь.
(The Isolator, 1925)
Мы постоянно отвлекаемся
Вам кажется, что вы умеете не отвлекаться, — выполняете большой объем работы за раз, находясь в “состоянии потока”? Скорее всего, вы себя обманываете. Существует множество помех, которых вы не замечаете. А если человек постоянно отвлекается даже в “состоянии потока”, что уж говорить об обычном рабочем процессе?
Отвлечь может все что угодно: изменение окружения, коллега, который пришел на работу или уходит на обед, уведомление любого из мессенджеров, мысли о других делах на фоне. Вы даже не замечаете, что не можете сконцентрироваться из-за банальности, например, потому что дома есть нечего и после работы придется идти в магазин.
Чтобы понять, насколько серьезна эта проблема, можно провести простой эксперимент: отключите на день часы в углу экрана и обратите внимание, как часто вы туда смотрите. За 20 минут можно отвести глаза в угол, где должны быть часы, раз 10. И в отличие от своего типичного рабочего дня, вы будете это замечать, поскольку там ничего нет. Мозг отлично умеет прятать такие “незначительные” отвлечения.
Возможно, вам кажется, что вы себя знаете и понимаете, куда уходит внимание. Но попробуйте все запротоколировать, например через “снимок своего рабочего дня”. Есть программы, которые достаточно компактно пишут таймлапс того, что происходит на мониторе, — запись одного дня занимает около 600 Мб. С ее помощью можно достоверно посмотреть, насколько часто и на что именно вы отвлекаетесь.
Многозадачности не существует
Почему отвлекаться плохо? Да потому, что это переключение контекста.
Уже давно доказано, что многозадачности у человека нет — мы просто быстро переключаемся с одной задачи на другую. А каждое переключение — трата “мозготоплива”. Это еще одно понятие из книги Максима Дорофеева (в прошлой статье мы уже обсуждали идею “внутренней обезьянки”, которую я почерпнул оттуда же).
Объем мозготоплива ограничен. А “заработать” его можно только во время сна и отдыха, желательно активного.
Когда ты просто делаешь задачу, не отвлекаясь, она требует определенного количества мозготоплива. Но когда ты отвлекаешься, постоянное переключение контекста съедает его много больше. Т.е. наша собственная реакция на помехи ведет к тому, что мы не можем эффективно расходовать ценный ресурс. Тратим его впустую.
Вырабатываем помехозащищенность
Я давно работаю в ИТ и много времени посвятил поиску и устранению факторов, которые отвлекают меня лично. Ниже я приведу 10 идей, которые помогают мне повышать помехозащищенность. Что интересно, чем больше идей по помехозащищенности я применяю, тем больше мне мешает карьерный рост, так как чем опытнее ты становишься, тем больше тебя отвлекают. Техлид, тимлид, менеджер — это как раз те должности, где помех выше крыши, контексты переключаются чаще, чем облака сменяют друг друга над головой, и тем нужнее все эти приемы. Если бы не эти идеи, на грани выгорания можно было бы оказываться после каждой рабочей недели.
Идея 1. Надо очистить голову. Не должно быть “подвешенных” вопросов — нужно принять решения, успокоить мозг.
Чтобы убрать фоновые мысли о других делах, можно воспользоваться популярной методикой Getting Things Done (GTD), которая предлагает выписать абсолютно все свои дела на удобный носитель и по каждому из этих дел принять решение:
- отложить,
- перенести в список “когда-нибудь потом” или “когда будет настроение”,
- удалить,
- делегировать
- или запланировать на жесткую дату.
Последнее нежелательно, поскольку задач, зависящих от времени, должно быть минимальное количество. Любое дело в календаре — это зло, железная арматура, которая торчит в будущем. О нее предстоит не единожды споткнуться. Поэтому если за день предстоит сделать 5 дел, ни в коем случае не надо заносить их в календарь на конкретное время. Лучше выполнять их по мере появления свободного времени, а в календарь заносить только те дела, которые невозможно отложить, например созвоны. Учитесь этому на работе, ведь Agile побеждает. А там нет даты выполнения дел, просто стопочка задач на неделю. Делай любую задачу, когда хочешь, просто соблюдай дедлайн спринта.
Смысл методики GTD в том, чтобы не было “зависших” задач, которые будут отвлекать изнутри. Все переносится в списки, которые в любой момент можно открыть и посмотреть. Доступность списка важна, чтобы в каждый момент времени знать, что вы не пропускаете что-то важное и срочное. Любимый список у меня — “Когда-нибудь”. Там живет тонна идей и дел, которые я буду делать лишь в крайнем случае, когда заскучаю.
Идея 2. Надо настроить рабочее окружение так, чтобы оно не отвлекало.
Одно рабочее место или несколько однотипных с одинаковыми инструментами сокращают число поводов отвлечься. Мозгу не надо будет думать о том, какую нажать кнопку, как сделать так, чтобы шея не затекала на непривычном стуле и т.п. Когда рабочее место постоянно, все это входит в привычку и происходит на подсознательном уровне.
Многие считают, что они работают продуктивнее, если меняют оборудование и программные инструменты. Но на самом деле частая смена железа и софта — признак инструментальной прокрастинации. О ней мы как-нибудь поговорим отдельно.
Рабочие инструменты надо выбирать с умом, понимая, какую задачу они решают. Вот несколько примеров из моей собственной практики:
- Работать за одним монитором мне гораздо удобнее, чем за двумя. Стоящий рядом монитор с открытым чатом или окном браузера всегда отвлекает. Это та же история, что с часами в уголке. Ты все равно на них смотришь, отвлекаешься, забываешь, над чем работаешь. Единовременно ты все равно взаимодействуешь только с одной программой. Даже если тебе надо одновременно смотреть в редактор кода и в браузер для отладки, удобнее разделить один большой экран на две половины, а для отвлечения на другие программы переключать расположение окон с помощью горячих клавиш. И я заметил, что удобство это не настолько субъективно. Коллеги говорят иногда, что с ноутбука они работают лучше. По факту, мне кажется, дело тут как раз в одном мониторе, и надо попробовать поработать с одним экраном на своем привычном рабочем месте.
- Следить за временем мне удобнее не с помощью экранных часов, а устанавливая будильник на конкретное время. Он не дает опоздать и не отвлекает, пока нужное время не настанет.
- Та же история с вещами на столе. У меня есть правило: на столе должны находиться только клавиатура, мышь и тетрадь для временных записей. Каждое утро я начинаю с уборки — смахиваю все лишние вещи со стола. Для них у меня есть отдельная полка, которая не попадает в поле зрения, когда я сижу на рабочем месте.
В контексте рабочих инструментов еще важно не отвлекаться на поиск одной и той же информации. Если вам выдали логин и пароль для доступа куда-либо, но перед решением непосредственной задачи вы вынуждены по 10 раз залезать в чат, чтобы его скопировать, это плохой подход. Он тратит много мозготоплива.
Необходимо выбрать систему ведения базы знаний, откуда можно будет получить требуемые данные быстрее. Желательно, чтобы это была иерархическая система с поддержкой шифрования, но можно ограничиться и тетрадкой — лишь бы было удобно и безопасно.
Я пользуюсь программой для писателей Scrivener, где можно удобно хранить как данные для доступа, так и большие куски текста (и даже картинки). А еще я придерживаюсь принципа: если вам дали ссылку, которую в будущем можно переиспользовать, не стоит по ней сразу переходить. Сначала надо скопировать ее в свою базу знаний, подписать, а уже оттуда переходить в браузер.
Аналогично стоит выучить горячие клавиши программ, которыми пользуетесь, чтобы не тратить мозготопливо на выполнение стандартных операций. Это особенно важно для тех, кто пишет код, поскольку мы много путешествуем по сотням файлов и их внутренностям. Оставьте мышь в покое, выучите раскладку vim, и туннельный синдром отложится для вас на несколько столетий вперёд.
В целом в инструментарии, да и по жизни, я придерживаюсь принципа проектирования KISS (Keep it simple, stupid). Все должно быть максимально просто. Не стоит использовать лишние инструменты или вещи, поскольку избыточное потребление отнимает внимание и время. Каждая лишняя вещь в вашей жизни требует времени, пусть даже просто на протирку пыли.
Идея 3. Следует сократить внешние раздражители. Если вокруг вас есть мешающие звуки — наденьте наушники с шумоподавлением или музыкой.
Большинству интровертов под музыку работается труднее, а экстравертам — наоборот, легче. “Но если экстраверты помолчат, интроверты и без музыки отлично поработают” (с).
Если музыка действительно мешает, можно попробовать белый шум или звуки природы (волны, лес, шумное кафе с разговорами на непонятном языке). Мне подходит один и тот же музыкальный плейлист из композиций, которые уже где-то на подкорке мозга. Я не отвлекаюсь на распознавание этой музыки и настраиваюсь на нужный лад.
Люди вокруг в опенспейсе — тоже отвлекающий фактор. Как и с часами внизу экрана, вы сами не замечаете того, как часто смотрите на своих коллег краем глаза. Скорее всего, вы можете сказать, кто и во сколько сегодня пришел, когда пошел на обед, долго ли там пробыл. Для мозга безопасность на первом месте, поэтому он следит за тем, что происходит вокруг, даже если сильно занят. Чтобы отключить это слежение, отворачивайтесь в угол или садитесь так, чтобы видеть как можно меньше людей (если есть такая возможность). И опять же, надевайте наушники. Интересно, не выпускают ли наушники с “лошадиными шорами”? 🙂
Во многих коллективах наушники — это своеобразный признак занятости, “красный флажок”, сообщающий, что в данный момент вас отвлекать нельзя. Даже если такой практики пока еще нет, можно постепенно приучить коллег к тому, что, когда вы в наушниках, лучше начать с сообщения в чат или письма по электронной почте. Особенно здорово эту практику вводить в общении с новичками: когда они письменно формулируют вопросы, половина их проблем уже отпадает.
(Charles Kaufman, Noise cancelling headphones)
Советую также выбрать правильный распорядок общения с коллегами. Не надо становиться асоциальным, запираться от коллег и огрызаться, что никого вы учить не будете. Это негативно сказывается на компании в целом — проигрывают от этого все. Просто нужно выбрать правильное время и формат для разговора. Я заметил, если с утра выделить время для пары слов с каждым коллег (поздороваться, улыбнуться), потом они уже не будут отвлекать без дела. А новичков сразу стоит распределять по кураторам. Так их вопросы не будут отвлекать всю команду, а сами новички будут достаточно быстро развиваться. Плюс для ускорения онбординга можно создать коллекцию артефактов, помогающую не повторять одно и то же по 10 раз. Мы на одном проекте даже видеоролики снимали, поскольку это действительно экономило время. Не “копипастите” свои инструкции коллегам многократно, в крайнем случае перешлите описание шагов в чат или “запиньте сообщение”.
Кстати, легче всего мы отвлекаемся на внешние раздражители — замечаем разговоры коллег, их хождения туда-сюда, когда недосыпаем или уже раздражены из-за того, что потратили нервы на что-то еще. Так что за своим состоянием тоже стоит следить. Следует вовремя высыпаться и найти свой путь снятия стресса. Но это тоже тема отдельного разговора.
Идея 4. Стоит повысить эффективность своей работы — так не придется что-то исправлять в предыдущей задаче уже после перехода на следующую. А значит, не придется лишний раз переключать контекст.
Первое, чему должен научиться “джуниор”, — проверять за собой. Написание кода методом научного тыка — причина хаоса в проектах и быстрого выгорания коллег программистов, тестировщиков, менеджеров и “их величества клиентов”. Проверяйте за собой, не надейтесь на удачу. Иногда кажется, что новички думают, что небольшой кривой код подобен ране на теле — со временем затянется сам, оставив лишь небольшой шрам. Так и будет, только исправят за вас коллеги, а шрам будет на вашей репутации.
Это неожиданный совет, но мне кажется, стоит замедлить свою работу. Работать медленно не означает некачественно, скорее всего, даже наоборот. Сейчас все вокруг учат, что мы должны решать задачи максимально быстро, назначают довольно оптимистичные сроки, а потом еще и сокращают их. Начинают еще больше торопить друг друга. Но спешка не дает хорошего результата. Одно чинят — другое ломается. И я вижу смысл в том, чтобы перед выполнением любой задачи остановиться и подумать, как именно вы будете писать код этой функции. Думать, не трогая клавиатуру, — хороший совет. Можно представить в голове или нарисовать на бумажке, как эта функция будет выглядеть, какие принимать аргументы, а приступать к коду — только тогда, когда сложилось это понимание.
Думаю, свои подходы к повышению эффективности можно предложить для каждого аспекта работы. Например, эффективность в разрезе коммуникаций означает, что необходимо выбирать под задачу правильный инструмент общения. Давно заметил, что до половины дня тонет в чатах.
Хотя кажется, что текст лучше передает технический смысл, иногда обсуждать что-то в чате — дольше. Особенно если обсуждение проблемы требует не более десятка сообщений, но между ними проходит 5-7 минут, за которые ты успеваешь потерять контекст беседы. Это очень выматывает. В таких ситуациях проще созвониться с демонстрацией экрана, чтобы сформулировать проблему максимально полно.
Думать об эффективности стоит и на уровне компании, используя статические анализаторы кода со строгими правилами, стандартизацию и т.п. Все это убирает 80% проблем, из-за которых раньше приходилось отвлекать коллег и отвергать код на этапе “ревью”.
То же верно и для взаимоотношений с заказчиком. Многие любят показывать проект в конце, когда уже почти все готово. Проект обычно длится продолжительное время, и к этому моменту у заказчика могут возникнуть и подозрения, и недоверие к исполнителю, разрушить которые очень тяжело. Хуже, если в конце у заказчика появятся еще и неожиданные требования.
Эффективнее демонстрировать работу чаще — раз в неделю-две. Нужно, чтобы заказчик был в курсе происходящего, мог внести свои правки. Тогда у него не будет обманутых ожиданий, ведь проект развивался у него на глазах. Плюс заказчик уже не отвлекает команду во время работы. Обычно он требует к себе внимания, когда не знает, чем вы занимаетесь. А так он видит, что проект двигается, что задача постепенно превращается в готовый продукт. Заказчику такие проекты роднее, они росли у них на глазах, всё было прозрачно. Иными словами, чем прозрачнее взаимоотношения, тем меньше времени на самом деле уходит на всю эту демонстрацию. И угадайте, какую команду выберет заказчик на следующий проект — ту, что скрывалась и отдала проект к дедлайну, или ту, где заказчик держал руку на пульсе?
Идея 5. Надо каждый раз проводить работу над ошибками. Понимание, почему что-то произошло или, наоборот, не произошло, помогает работать эффективнее. Получилось что-то или нет — остановитесь и подумайте, как вы это сделали.
Коллеги говорят, что у меня есть так называемый “баго-нюх” — я умею находить ошибки. Этот “баго-нюх” вполне можно воспитать, и я стремлюсь передать коллегам понимание того, как именно “окружать” ошибку при “дебаггинге”. Когда кто-то обращается ко мне с просьбой помочь в поисках очередной проблемы, по итогам мы всегда проводим две работы над ошибками (хотя на этом этапе у всех есть желание бежать дальше и не грузить себя лишней информацией, оставляя вывод: “починили при помощи магии”):
- Сначала мы выявляем, почему баг вообще возник и как можно сделать, чтобы в следующий раз он не повторился. Так появляется понимание, как писать код лучше.
- А после этого обсуждаем, как нужно было бы искать баг, чтобы найти его быстрее. И таким образом рождаются инструменты и методологии поиска ошибок.
Делайте это. Ваш опыт и стоимость как специалиста вырастает при каждой такой “работе над ошибками”.
Вовремя подумать среди прочего помогает система pomodoro, о которой мы говорили в предыдущей статье. Вы можете 25 минут работать, а потом 5 минут обдумывать, что же было сделано.
Идея 6. Старайтесь убрать комплекс вины из своей работы и отдыха.
Как обычно работает прокрастинатор? Он полдня откладывает тяжелую задачу, а когда время сдачи поджимает, начинает ускоренно ее выполнять, испытывая чувство вины и проседая в качестве. Из-за отсутствия запаса по срокам начинает выделяться адреналин, от которого прокрастинатор испытывает даже некоторый кайф — скоро дедлайн, а у него все получается. Он даже верит в то, что в следующий раз сможет сделать задачу так же быстро. Но чувство вины отравляет не только выполнение задачи, но и подобие отдыха, которое ему предшествует.
Помните: чувство вины на работе — это первый признак выгорания и прокрастинации.
Человек не может постоянно пахать, ему нужно отдыхать. А отдых с чувством вины, типичным для прокрастинатора, не дает большого количества мозготоплива, а скорее тратит его. Отдых эффективнее, если вы сначала запланируете реалистичное количество задач на сегодня, завершите их, а уже потом отправитесь смотреть любимые сериалы, проверять новости в социальных сетях и т.п. Ни один прокрастинатор не сможет понять, что от перестановки слагаемых в этом уравнении производительность не упадет, а кайф от отдыха будет больше.
Идея 7. Стоит подумать над распределением своего рабочего времени.
Как правило, даже если прокрастинатор усадил себя за компьютер, “обезьянка” в его голове (о которой мы говорили в предыдущей статье) в первую очередь захочет сделать легкие дела, оставляя тяжелые с дедлайном на потом. Кажется, что он сейчас раскачается и переключится на сложное дело. Но мозготопливо уходит, а тяжелое дело так и не начинается.
Конечно, это зависит от того, жаворонок наш прокрастинатор или сова. Но как правило, с утра у человека мозготоплива больше. И как раз в этот момент лучше садиться за сложное дело. Позже это сложное дело либо так и не реализуется, либо с большой вероятностью будет сделано неправильно. Зато если начать со сложного дела, мелкие потом покажутся совсем простыми. И даже если часть из них придется отложить, никакого комплекса вины не будет. Ну и помните, что мелкие дела только кажутся незначительными. Делая их в хорошем настроении после того, как скушали “слона” на завтрак, вы будете более собраны.
Идея 8. Необходимо уделять время семье и отдыху. Это немного необычный совет в контексте производительности. Однако речь опять же про эффективность. Если не найти немного времени превентивно, то потом придется искать уже гораздо больше времени на ссоры и примирения.
То же и со здоровьем. Если экономить на здоровье сейчас, то потом в любом случае вам придется выделить время на болезнь.
Идея 9. Заканчивайте большие проекты. Доводите дела до конца.
Часто выполняя крупный проект в тот момент, когда видна финишная прямая, люди теряют к нему интерес. Зачастую это отражение внутреннего страха того, что после сдачи проект окажется никому не нужен, либо, наоборот, станет популярным и потребует еще больше времени. Или же нежелание закрывать накопленный технологический долг. Вместо этого хочется окунуться во что-то новое, набрать новых “кредитов”. В компаниях обычно в такие моменты начинают проект переписывать на другой фреймворк.
Фокус в том, что изначально нужно фиксировать все технические долги, чтобы четко знать, что нужно для завершения проекта. И дожимать, стараясь не отвлекаться на инструментальную прокрастинацию. Лучше знать конкретно, вопреки чему ваш проект работает, чем оставаться в неведении и пытаться вспомнить, что же там не так. Иногда компании накапливают “ощущений техдолгов” больше, чем этих техдолгов есть на самом деле. Разработчики боятся таких проектов, избегают их.
Идея 10. Каждому решению нужно время на воплощение в жизнь.
Не принимайте каждый день новых решений по одному и тому же вопросу. Так вы тратите лишнее мозготопливо, поскольку переключаетесь с одного пути на другой.
Если вы решили что-то сделать или попробовать, не отступайте, пока не закончите тесты. Например, вы решили попробовать какой-то стиль работы — так поэкспериментируйте хотя бы несколько дней. Любые нововведения проходят через несколько стадий принятия, и лишь после них можно оценивать эффективность.
Вместо некоторого итога вышесказанному отмечу, что для реализации большинства пунктов необходимо уметь говорить “нет”. Люди возлагают на себя слишком много обязательств, не отказывают из вежливости или нежелания расстроить собеседника. В итоге работают в половину своих умений, делая некачественный продукт, упуская свое и чужое время сквозь пальцы. Это неправильный подход. Цените себя, свое время и ресурсы мозга. Отказывайте, если это нужно. И замедляйтесь.
Автор статьи: Евгений Вецель